Les mails sont-ils un traitement de données à caractère personnel ?
Par Christophe CHAMPOUSSIN • Gérant ANAXIA CONSEIL • 8 janvier 2022 • Newsletter ANAXIA CONSEIL
Ceci fait débat et, pour ma part, j’ai toujours considéré que non.
Je vous propose de raisonner sur la base de l’une des caractéristiques de chaque traitement : la durée de conservation des données.
Soit on considère les mails comme UN traitement (ce qui est donc selon moi une erreur) et on détermine une durée globale de conservation pour l’ensemble des mails.
Soit (comme je le pense) on considère que chaque mail est constitutif d'un traitement (RH, client, ...) et alors sa « durée de vie » est celle définie pour le traitement. Donc si la durée RH générale est « 5 ans après départ salarié » (je schématise pour le raisonnement) alors on supprimera les échanges RH avec les salariés selon cette même durée.
Mais cela impose alors un classement des mails hyper précis, certains diront impossible !
Cette très ancienne problématique (on se posait la question bien avant le RGPD) n'a pas encore de solution miracle (et je ne connais aucun écrit de la CNIL à ce propos ; cet article n’est pas plus explicite sur cette problématique).
La CCIN (« CNIL monégasque ») considère que LES mails sont un traitement (j'ai eu un échange avec une de leurs juristes qui trouvait cela étrange ...). Je ne partage donc pas.
Dans une recommandation publiée par la CCIN à ce sujet, on peut lire : « s’agissant du contenu des messages émis et reçus, la Commission demande qu’une politique d’archivage soit mise en place jusqu’à ce que la conservation desdits messages ne soit plus nécessaire ». Nous voilà bien aidés !
Et juste après « En tout état de cause, elle recommande, lorsque cela est possible, d’adopter une durée de conservation moindre, dès lors que les données traitées ne sont plus nécessaires à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées, conformément à l’article 10-1 susvisé ».
Toujours aussi limpide !
N.B. : le 10.1 est l'article concernant les durées de la Loi 1.165 à Monaco, équivalente de notre Loi Informatique et Libertés.
Donc en résumé (c’est mon avis et je le partage) :
Les mails (en tant qu’ensemble) ne constituent pas UN traitement ;
Chaque mail suit la durée de conservation du traitement dont il « fait partie ».
