Politique de Protection des Données

Définitions

Au sens de la présente Politique, les termes suivants seront utilisés :

AIPD • Analyse d’Impact relative à la Protection des Données

CNIL • Commission Nationale Informatique et Libertés

Destinataire • La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.

Donnée à caractère personnel • Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale

DPO • Data Protection Officer ou Délégué à la Protection des Données

Personne concernée • La personne physique à laquelle se rapportent les données à caractère personnel faisant l’objet du traitement

Privacy by Design (Protection des données à caractère personnel dès la conception) • Principes consistant à mettre en œuvre, tant au moment de la détermination des moyens d’un traitement qu'au moment du traitement lui-même, des mesures techniques et organisationnelles appropriées qui sont destinées à mettre en œuvre les principes relatifs à la protection des données de façon effective et à assortir le traitement des garanties nécessaires afin de répondre aux exigences du RGPD et de protéger les droits des personnes concernées.

RGPD • Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel

Responsable de traitement • La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

Site : ce site web

Sous-traitant • La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Tiers • Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel

Traitement • Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Préambule

ANAXIA CONSEIL tient à placer la protection des données à caractère personnel au cœur de ses engagements.

ANAXIA CONSEIL s’engage donc, par la présente Politique de Protection des Données, à respecter la règlementation en matière de protection des données à caractère personnel pour ses salariés, clients, prospects, fournisseurs et prestataires conformément au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Objectifs

Par le biais de la présente Politique de Protection des Données, ANAXIA CONSEIL s’engage expressément à :

  • Respecter les recommandations et, plus largement, la doctrine de la CNIL en matière de protection des données à caractère personnel, ou à justifier toute différence ;

  • Anticiper tout projet mettant en œuvre des données à caractère personnel dans le respect des principes dits de Privacy by Design et Privacy by Default définis à l’article 25 du RGPD ;

  • Mettre en place des procédures internes permettant de contrôler le respect des obligations légales et des engagements pris par ANAXIA CONSEIL ;

  • Faciliter l’exercice des droits reconnus aux personnes concernées ;

  • Assurer la plus grande transparence sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre.

Délégué à la Protection des Données (DPO)

Le DPO est le « chef d’orchestre » de la mise en conformité au sein d’un organisme. Son rôle est de former et d’informer, conseiller, contrôler et sensibiliser sur toutes les questions relatives à la protection des données à caractère personnel. Il a pour mission la protection, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.

Afin de garantir le plus grand respect de la règlementation et d’assurer la plus grande transparence envers ses salariés, clients, prospects, fournisseurs et prestataires, ANAXIA CONSEIL, en sa qualité de responsable de traitement, a désigné un DPO que vous pouvez joindre :

  • Par courrier électronique : dpo [at] anaxia-conseil [point] fr

  • Par courrier postal : ANAXIA CONSEIL • 400 Avenue Roumanille • Village Greenside • BP 309 • 06906 Sophia Antipolis

Collecte et utilisation des données

ANAXIA CONSEIL s’engage, en sa qualité de responsable de traitement, à collecter uniquement les données à caractère personnel strictement nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et ce, directement auprès des personnes concernées (salariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires).

Lorsque le consentement de la personne concernée est nécessaire à la collecte et au traitement de certaines données, ANAXIA CONSEIL s’engage à recueillir ce consentement conformément aux exigences du RGPD.

Dans le cas où des données seraient collectées indirectement, ANAXIA CONSEIL s’engage formellement à informer ses salariés, clients, prospects, fournisseurs et prestataire de cette collecte.

ANAXIA CONSEIL s’engage également à ne pas traiter les données d'une manière incompatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées.

ANAXIA CONSEIL collecte les données à caractère personnel que vous lui communiquez volontairement depuis les formulaires de Contact ou Avis.

Conservation des données

ANAXIA CONSEIL s’engage à conserver les données à caractère personnel que vous lui communiquez pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

En tout état de cause, le droit à l’information dont jouissent les personnes concernées implique que celles-ci soient expressément informées de la durée de conservation des données à caractère personnel les concernant. Cette information est communiquée au travers des mentions propres à chaque traitement.

À titre d’exemple, ANAXIA CONSEIL conserve les données à caractère personnel de :

  • Ses prospects pendant une durée de 3 ans à compter du dernier contact émanant de ceux-ci (données que vous lui communiquez notamment depuis le formulaire de contact sur le Site) ;

  • Ses clients pendant une durée de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ;

  • Les personnes suivant une formation : 3 ans après la fin de la formation.

Communication des données

ANAXIA CONSEIL souhaite être transparente quant à l’utilisation qui est faite des données à caractère personnel de ses salariés, clients, prospects, fournisseurs et prestataires.
Pour ce faire, ceux-ci sont informés que les données à caractère personnel les concernant sont susceptibles d’être communiquées :

Aux services internes de ANAXIA CONSEIL qui ont un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
A tout sous-traitant ou prestataire ayant un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
A tout organisme (tiers) auquel ANAXIA CONSEIL serait tenue, en vertu d’une obligation légale, de communiquer de telles données à caractère personnel.

Respect des droits des personnes

Dans le cadre permis par le RGPD et la Loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, ANAXIA CONSEIL s’engage à respecter et à faire respecter les droits dont jouissent ses salariés, clients, prospects, fournisseurs et prestataires ; à savoir :

  • Droit à l’information ;

  • Droit de rectification ;

  • Droit à l’effacement ;

  • Droit à la limitation du traitement ;

  • Dans les cas permis par le RGPD :

    • Droit à la portabilité ;

    • Droit d’opposition ;

    • Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;

  • Droit à décider du sort de ses données personnelles après son décès.

Afin de garantir une réponse efficace et dans le délai règlementaire imparti, ANAXIA CONSEIL a mis en place une procédure de gestion des droits.

Vous pouvez ainsi exercer vos droits en vous adressant à : ANAXIA CONSEIL • 400 Avenue Roumanille • Village Greenside • BP 309 • 06906 Sophia Antipolis

Gestion des violations de données

ANAXIA CONSEIL s’engage formellement à prendre toutes les mesures afin de minimiser les impacts d’une éventuelle violation de données à caractère personnel pour les personnes concernées.

Pour ce faire, ANAXIA CONSEIL, en sa qualité de responsable de traitement, s’engage à notifier toute violation de données à caractère personnel à la CNIL dans un délai maximal de 72 heures après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

ANAXIA CONSEIL s’engage également à communiquer toute violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais lorsque la violation en question est susceptible d’engendrer un risque élevé pour ses droits et libertés.

Afin d’assurer une gestion efficiente des violations de données à caractère personnel, ANAXIA CONSEIL a mis en place une procédure dédiée à cet effet.

Sécurité et Confidentialité

Dans le respect de la règlementation et dans la mesure où ANAXIA CONSEIL considère comme un enjeu majeur la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel de ses salariés, clients, prospects, fournisseurs et prestataires, ANAXIA CONSEIL s’engage à mettre en œuvre les mesures nécessaires, parmi lesquelles, au cas par cas et de manière non exhaustive :

  • Sécuriser les communications de données aux différents destinataires par des mesures de chiffrage et de pseudonymisation ;

  • Sécuriser l’accès aux données en faisant respecter la politique d’habilitations mise en œuvre au sein de l’entité ;

  • Assurer la confidentialité des systèmes et des services de traitement par la mise en œuvre et le respect d’une politique de mots de passe efficiente, ainsi que des mesures de pseudonymisation ;

  • Assurer l’intégrité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement, notamment en mettant en place des systèmes de sauvegarde multiples et répartis a minima sur deux sites géographiquement espacés ;

  • Le cas échéant, communiquer à la personne concernée la référence aux garanties appropriées lorsqu’un transfert de données à caractère personnel est envisagé vers un pays tiers ou à une organisation internationale ;

  • Plus généralement, mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

La sécurité ne peut être optimale que si, et dans la mesure où, le sous-traitant respecte également ces différentes mesures techniques et organisationnelles.

Pour ce faire, ANAXIA CONSEIL s’engage formellement à s’assurer que l’ensemble de ses sous traitants et partenaires présentent des garanties appropriées quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles, dans le respect du RGPD et des droits des personnes concernées.

ANAXIA CONSEIL s’engage également à ce qu’un contrat soit conclu entre elle et ses sous-traitants en ce sens.

Privacy by Design

Dans le respect de la règlementation, ANAXIA CONSEIL s’engage, avant de mettre en œuvre tout traitement de données à caractère personnel, à :

  • Informer le DPO de tout nouveau projet de traitement de données à caractère personnel ;

  • Suivre l’avis du DPO sur les questions relatives à ce projet concernant la protection des données à caractère personnel ;

  • Effectuer ou faire effectuer une AIPD lorsqu’elle est jugée nécessaire ;

  • Sensibiliser le personnel sur la protection des données à caractère personnel par le biais de formations et/ou sensibilisations et la mise en place d’outils pédagogiques ;

  • Plus généralement, mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées de façon effective et à assortir le traitement des garanties nécessaires afin de répondre aux exigences du présent règlement et de protéger les droits de la personne.

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